Wie zieht man ein Archiv um?

Ein Archiv wird systematisch in seiner bestehenden Ordnung erfasst, gekennzeichnet, transportiert und am Zielort in derselben definierten Struktur wieder aufgebaut. Entscheidend ist, dass während des gesamten Umzugs nachvollziehbar bleibt, wo sich jede Akte oder Archiveinheit befindet.

Vor dem Transport werden Bestände, Regale, laufende Nummern und Zielstandorte dokumentiert. Anschließend erfolgt die Verpackung nach einem eindeutigen Kennzeichnungssystem. Am neuen Standort werden die Bestände in festgelegter Reihenfolge wieder eingeordnet.

Enthält ein Archiv personenbezogene oder vertrauliche Informationen, müssen auch beim Transport angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen berücksichtigt werden. Art. 32 DSGVO verlangt ein dem jeweiligen Risiko angemessenes Schutzniveau.

Bei großen Aktenbeständen ist deshalb die lückenlose Zuordnung wichtiger als reine Transportgeschwindigkeit. Ziel ist, dass benötigte Unterlagen nach dem Umzug schnell und eindeutig wieder auffindbar sind.